logo

Sosyal Etkileşim ve İletişim Becerileri

Sunum Notları - 2.Bölüm

Dursun Akkurt, Temmuz 2001

İletişimin amacı kendini, kendi bildiklerini/düşündüklerini veya kendi hissettiklerini anlatmak olduğunda mesajın hazırlanması ve iletilmesi farklı bir özellik kazanır. Kişinin kendini değerlendirmesi ve kendini karşısındakine doğru anlatmak için özel bir çaba göstermesi gerekir. Duyduğumuz veya okuduğumuz bir şeyi anlatırken çoğu zaman zorlanmadan bize iletildiği gibi veya biraz değiştirerek anlatırız. Kendimize ait bir şeyi anlatırken başlangıç noktasını seçmek bu kadar kolay değildir.

İfade etmeye başlamadan önce kişinin kendini tanımaya çalışması gerekir. Dinleyicinin özelliklerini de dikkate alarak benlik tanımının yapılması çok yararlı olacaktır. Kendini tanıma/tanımlama yöntemi olarak kişinin kendine sorular sorması veya bir yakınının kendisi hakkındaki gözlem ve görüşlerini alması mümkündür.

Kendini ifade etme sürecinde, dinleyicinin kim olduğuna ve özelliklerine göre, kişinin doğru benliğini seçmesi/belirlemesi oldukça önemlidir. Bunun için dinleyici ile geçmiş yaşantılar, dinleyiciye ilişkin tutumlar ve dinleyicinin kimliğine (benliğine) ilişkin bilgilere ulaşılması yararlı olur.

Kendine ilişkin olarak ifade edilecek duygu ve düşüncelerden emin olmak gerekir. Kendi davranışlarını ve duygularını gözlemek veya fikirleri sorgulamak yöntemlerine başvurulabilir.

Bir anlatım planı belirlenmelidir. Anlatılmak istenen ve istenmeyen konu başlıkları belirlenmeli, anlatılmak istenenler bir anlatım planı içinde düzenlenmelidir. Konunun sınırlarının doğru çizilmesi dinleyicinin anlamasını kolaylaştıracaktır.

Doğal olarak dinleyicinin ilgisini çeken bir konu seçilmeli veya dinleyicinin ilgisini çekecek bir sunum yapılmalıdır. Dinleyicide peşin yargı ve tepkilere yol açacak konulardan kesinlikle kaçınılmalıdır.

Mümkünse bir çok konu değil, bir tek konu yeteri kadar ayrıntılı olarak sunulmalıdır. Konu örnekler, ortak yaşantılar (gerçekler) gibi kanıtlarla desteklenmelidir.

Konuşma ve yazmanın amacı çoğu zaman bir fikri, duyguyu, bilgiyi aktarmak ve dinleyicinin bir davranışını değiştirmek, onu bir konuda ikna etmektir. İletişim modelimizin diliyle, mesajın etkin bir biçimde aktarılabilmesi için konuşan (kaynak) ile dinleyici (hedef) arasındaki gürültü kaynağının azaltılması gerekir.

Konuşmanın tamamı veya en azından ana hatları yazılmalı, konuşma sırasında zaman zaman metne bakılmalı ama yazılmış olan metin okunmamalıdır. Yazmak düşünceleri organize etmek açısından büyük yarar sağlar. Düşünceleri organize etme sürecinde konuyu belirlemek, açıklamak, desteklemek ve kanıtlamak aşamaları izlenebilir.

Dinleyici topluluğu için uygun olan içeriğin seçilmesi gerekir. Dinleyicilerin ilgi duymadığı veya giderek ilgilerini kaybedecekleri bir içerik seçilmemelidir. Konuşmanın içeriği, amacı gerçekleştirmekle sınırlı tutulmalı, katkısı az olacak veya hiç olmayacak konulara konuşma içeriğinde yer verilmemelidir.

Konuşma hazırlandıktan sonra, mümkünse küçük bir örneklem önünde yapılmalı, görülen hatalar giderilmeli ve dinleyicilerin yaptığı eleştiriler değerlendirilmelidir. Bunun için bir yöntem de kendini konuşurken hayal etmektir.

Konuşmaya başlamadan önce dinleyicileri selamlamak, kendini tanıtmak veya konuya yakınlığını ifade etmek gereklidir.

Konuşma ortamının fiziksel özellikleri konuşmanın etkinliğini belirleyebilmektedir. Konuşma yapılacak ortamın, kısa bir süre önceden kontrol edilmesi, sesin ortama yayılımı, konuşmacı ile dinleyiciler arasındaki mesafenin değerlendirilmesi, varsa mikrofon ve diğer sunum araçlarının kontrol edilmesi felaketleri önlemek açısından yararlı olacaktır.

Giyim ve genel görünüş ortamın fiziksel özelliklerinden daha etkili olabilir.

Grup önünde konuşmak heyecan ve kaygı vericidir. Konuşmaya başlamadan ve konuşma sırasında kaygıyı azaltıcı önlemler almak gerekir. Unutmamak gerekir ki dinleyiciler konuşmacının başarılı olmasını isterler. Konuşma süresince dinleyicilerden gelen geribildirimlere duyarlı olmak konuşmanın etkinliğini artırabilir.

Konuşma mesajın sözel olarak aktarılması ile sınırlı değildir. Mesajın kendisi sözel olarak kodlansa bile, etkisini artırmak veya önemli noktaları vurgulamak için sözel olmayan kanalları da kullanmayı gerektirir. Ses tonu, vurgular ve susmalar gibi söz ötesi (meta verbal) kanal mutlaka farkında olarak kullanılmalıdır. Konuşma sırasında mesajın kendisi tamamen sözel olmayan biçimde de kodlanabilir.

Konuşmayı sadece dinleyicilerin dinlemesi değil, konuşmacının da dinlemesi gerekir. Yapılan önemli kelime hataları, telaffuz hataları veya bilgi hataları üzerinde fazla durulmadan düzeltilmeli, abartmadan, bunlara ilişkin esprili bir yaklaşım izlenmelidir.

Konuşmacı konuşurken, dinleyiciler de konuşmakta geribildirimler vermektedir. Konuşmacının bu geribildirimleri alması ve konuşma sürecini etkin kılmak için kullanması yararlı olacaktır.

Dilin doğru kullanılması gerekir. Ancak gramer ve diğer dilbilgisi kurallarının harfiyen uygulanması konuşmayı sıkıcı hatta anlaşılmaz hale getirebilir.

Dikkat mesaj üzerinde yoğunlaştırılmalı, ortam ve sunum için kullanılan araçlar üzerine fazla durulmamalıdır. Ortamdaki beklenmedik olaylar anlaşılmaya çalışılmalı ve kısaca dinleyicilere de aktarılmalıdır. Aynı şekilde az sayıdaki dinleyicilerin dikkat çelici veya konuyu saptırıcı girişimlerini ön plana çıkarmamak, bu girişimlere göre konuşma planını değiştirmemek gerekir.

Sunum araçları etkin bir biçimde kullanılmalıdır. Yazı tahtası, tepegöz, yansıtma cihazı, karalama kâğıdı, mikrofon, slayt gösterici gibi ortamlar etkin kullanıldıklarında çok yararlı olurlar. Ancak bu ortamların her biri kendi dezavantajlarını da getirirler.

Zamanı iyi kullanmak konuşmacının avantajıdır. Konuşma planı içinde yer alan konuların yaklaşık ne kadar sürede aktarılabileceği ölçülmeli veya tahmin edilmelidir. Konuşma sırasında önceden belirlenmiş olan süreler değişebilir. Bir konu uzadığında veya belirlenenden kısa sürede aktarıldığında diğer konuların süreleri buna göre ayarlanmalıdır. Gelen geribildirimlere bağlı olarak konunun üzerinde daha fazla durulabilir ya da konunun süresi kısaltılabilir.

Konuşma sonunda kısa bir özet yapılmalı, sorular alınmalı ve makul/mantıklı cevaplar verilmelidir. Konuşma sırasında veya sonunda sorulan konu dışı sorular dinleyici topluluğu önünde değil, konuşma oturumu tamamen bittikten sonra cevaplanmalıdır.

Her konuşma bir sonrakine hazırlıktır.

Konuşma gibi yazmanın da amacı çoğu zaman bir fikri, duyguyu, bilgiyi aktarmak ve dinleyicinin bir davranışını değiştirmek, onu bir konuda ikna etmektir. Aynı biçimde, etkin yazmanın da asıl işlevi gürültü kaynağını azaltmaktır. Mesajın tam, doğru ve amaca uygun olarak aktarılması için çaba gösterilmelidir.

Okuyucunun beklenti ve ilgileri dikkate alınmalıdır. Yazının yazarı değil okuyucuyu tatmin etmesi gerekir. Yazılacak konunun ve yazma amacının okuyuculara göre belirlenmesi etkinliğini artıracaktır. Yazıyı bir satış süreci olarak görmek yararlı olabilir. Okuyucuya satılmak istenen özellikler ve faydalar vurgulanmalıdır.

Yazmaya başlamak zordur. Başlangıçta şekilsel faktörler üzerinde durmamak sadece duygu, düşünce veya bilgileri olduğu gibi yazarak başlamak işi kolaylaştırır. Başlangıçta kusursuz metnin yazılması amaçlanmamalıdır. Metnin ana hatlarını çıkarmak ve sonra bunları başlıklar ve alt başlıklar halinde organize etmek amaçlanmalıdır. Giderek başlıkların altının doldurulması daha kolay olacaktır.

Yazının içeriği, okuyucu özellikleri ve yazma amacına göre sınırlandırılmalı; okuyucunun ilgisini çekmeyecek, amaç dışına çıkan şeyler metne dahil edilmemelidir.

Klasik yazma kurallarına göre her metnin ve hatta her paragrafın giriş, gelişme ve sonuç bölümleri olmalıdır. Yine klasik yazma kurallarına göre, metnin akışı içinde asıl etkiyi oluşturacak olan mesaj en sonda verilmelidir. Oysa yazılı iletişimin yeni biçimlerinde (gazete haberi, web sayfası, ürün sunumu vb) asıl mesaj ilk anda verilmeye ve yeterli ilgi oluşturulduktan sonra detaylara gidilmeye çalışılıyor.

Konuşur gibi yazmak önerilen bir yöntemdir. Konuşur gibi yazmak yazarın işini kolaylaştırdığı gibi, günlük yaşamda verilen mesajların kalıbına uygun olduğu için okuyucunun da okumasını/dinlemesini kolaylaştırır. Ancak, okumak/dinlemek, anlamak değildir. Konuşmayı anlamlı kılan çoğu kez konuşmacı ile dinleyici arasındaki sözel olmayan iletişim ve birim zamanda iletilen söz sayısının çok yüksek olmasıdır. Oysa, yazmanın asıl avantajı, okuyucunun metne yönelmesi veya konsantre olmasını gerektirmesindedir.

Yazılı iletişimde, etkin kullanılması halinde gramer bir ölçüde söz ötesi kanalı kullanmamızı sağlayacaktır. Doğal olarak zengin bir kelime hazinesi de yararlı olacaktır. Ancak ikna edici iletişimde, yazının etkinliğini konuşma kadar artırmak neredeyse olanaksızdır.

Belirli ifade, kelime ve kavramların çok sık kullanılması dinlemeyi ve okumayı zorlaştırır. Aynı biçimde, belirli ifade, kelime ve kavramı farklı anlamlarda kullanmak ta dinlemeyi ve okumayı zorlaştırır. Zengin bir kelime hazinesiyle bundan kaçınmaya çalışılmalıdır.

Okuyucunun hiç bir şey bilmediği veya okuyucunun konuya ilişkin temel bilgilere vakıf olduğu varsayımları yazının kapsamını ve anlatım biçimini belirleyecektir.

Kaynak göstermek, kanıt göstermek, örnek vermek mesajı güçlendirecektir. Ancak bu yöntemleri kullanılırken asıl mesajı ve anafikri gölgeleyecek biçimde kullanılmamalıdır. Uzun, çok sayıda ya da ilgisiz kaynak, kanıt ve örnekler kullanılmamalıdır.

Yazının sonunda sonuç, çıkarım ve/veya özet bölümleri yer almalıdır. Bu bölümlerde yazının kısa bir özeti yapılmalı, girişte aktarılan düşüncelerle erişilen sonuç arasındaki bağ vurgulanmalıdır.

İkna, inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim sürecidir. İkna girişimi, bilince veya bilinçaltına yönelik olabilir; sözel veya sözel olmayan mesajların kullanımı biçiminde olabilir. Belirli bir tek kişiyi veya bir grubu ikna etmek mümkündür.

Konuşma veya yazma kaçınılmaz olarak ikna etmeye yöneliktir. Çünki, dinleyici veya okuyucunun inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları üzerinde bir etki oluşturma olasılığı olmayan konuşma veya yazı olamaz. Ancak, konuşmacı veya yazar ürününde ikna etmeyi amaçlamayabilir. Amacını bilgi vermekle sınırlandırabilir. Bu durumda ürünün amacını bilgi vermek olarak da tanımlayabiliriz. Ancak, yine de ürün ikna edici özellik taşıyacaktır.

Konunun aktarılacağı kanallar da önemli bir etki kaynağıdır. Öyle ki, bazı konular en iyi konuşarak, başka bazı konular ise en iyi yazarak anlatılabilir. Tabi bazı konular da en iyi koklaşak anlatılabilir.

Dinleyicinin/ okuyucunun konuya neden ilgi duyması gerektiği veya neden ilgi duyduğu bilinmelidir. Konunun alanındaki yeri net olarak bilinmelidir.

Dinleyicilerin konuya ilişkin tutumlarının farkında olmak, ikna planında önemli bir yer tutar. Tutumun duygusal, bilişsel ve davranışsal bileşenleri analiz edilebilmeli ve muhtemel çelişkiler belirlenmelidir. Çelişkilerden yola çıkarak ikna sürecini planlamak ve sonuca ulaşmak daha kolaydır. Ancak çelişkilerin kullanılması sırasında dinleyicilerin ön yargılarını ya da diğer olumsuz tepkilerini tetiklememek gerekir.

Dinleyicilerin benlik veya bizlik durumu hakkında açık ve net bir bilgiye sahip olmak önemlidir.

Konuşma sırasında, dinleyici üzerindeki etkinin 1/3 oranında sözel ve 2/3 oranında sözel olmayan yolla oluştuğu düşünülüyor. Sözel ve sözel olmayan mesajlar arasında çelişki oluştuğunda, dinleyiciler, sözel olmayan mesajları tercih ediyorlar.

Giyim ve genel görünüş, duruş ve konuşmacı ile dinleyici arasındaki fiziksel engeller bu açıdan büyük önem taşıyor. Sahne korkusu, beklenmeyen/istenmeyen olaylar, dinleyicilerle uyum sağlayamamak, yazmaya ilişkin becerilerin eksikliği önemli tehlike kaynaklarıdır.

Ses tonu, vurgular, kelime hazinesi gibi söz ötesi iletişim kanalı ikna sürecinde belirleyici rol oynamaktadır.

Konuşmacının/yazarın statüsü, konuya hakimiyeti ve konuya yakınlığı kendi başına, ikna sürecinde etkili faktörlerdir.

Konunun hangi plan içinde aktarıldığı dinleyici/okuyucu üzerinde etkili olmaktadır. Konunun planı nedensel, tarihsel, zihinsel harita, avantaj/dezavantaj, sorun çözümü, prosedürel, uzamsal, sistem veya anafikir esaslı yöntemlerden biriyle oluşturulabilir.

Verilmek istenen mesaj savunulabilecek kadar net olmalıdır. Verilecek mesaj sayısı mümkün olduğunca azaltılmalıdır. Masajların içeriğine hakim olunmalı; gerekiyorsa tarihçe, olay, son durum vb bilgiler araştırılmalıdır.

Dinleyicilere/okuyuculara konuyu anlayabilmeleri için bir sistematik verilmelidir. Bunun için başta, nasıl bir plan uygulanacağı ve neden bunun tercih edildiğinin açıklanması yararlı olabilir.

Mesajı desteklemek için kanıtlar sunulmalıdır. Kanıtlar başkalarının görüşleri veya bilinen gerçekler olabilir. Benzerlikler, kısa açıklamalar, karşılaştırmalar, farkların vurgulanması, kavramların tanımlanması, örnekler, istatistikler ve başkalarının sözleri (özdeyişler) destekleyici unsurlar olarak kullanılabilir.

Dinleyicilerle/okuyucularla zıtlaşmaktan kaçınmak gerekir. Ortak noktalardan başlayarak ilerlemek ve makul seviyede durmak yararlı olacaktır. Belirli bir etkinliğin ancak kendisiyle sınırlı bir etki oluşturabileceği unutulmamalı, ikna sürecinin bazen uzun sürebileceği öngörülmelidir.

Sunum sırasında alınan geribildirimlerin değerlendirilmesi ikna açısından çok önemlidir. Dinleyicinin/okuyucunun değişme sürecini izlemek ve doğru yönlendirmeler yapmak için gelen geribildirimler değerlendirilmelidir.

Verilen mesajlara sahip çıkmak, açık ve net olmak, kişiliğe veya yargılara değil davranışlara odaklanmak, bazı zihinsel ürünler (gözlem, çıkarım ve yargı) arasındaki farklara dikkat etmek, olumlu ve olumsuz önermeleri dengelemek dinleyicinin/okuyucunun önyargılarından kaynaklanan olumsuz etkileri azaltacaktır.

Sunumun bir konuşma ya da yazı biçiminde olması sonuç, değerlendirme veya özet bölümünün önemini azaltmaz. Ana fikri kanıtlayan ve girişte söylenenlerle ilişkilendiren bir sonuç bölümü sunulmalıdır.

Doğal olarak amaçlanan bir değişimse, buna hangi ölçüde yaklaşıldığı sorgulanmalıdır. Bunun için dinleyicinin/okuyucunun geribildirimleri değerlendirilebilir. Bir başka yöntem belirli bir süre boyunca gözlem yapmaktır.


web page hit counter